Procesul de angajare pare destul de simplu: timiţi CV, aştepţi răspuns, ajungi la interviu, poate reuşeşti…  În toată această înlănţuire, pilele şi recomandările par să fie scurtătura dorită de toţi, dar dezonorantă. Nu contest justeţea ideii în primul caz, însă nu cred că recomandările ar trebui să intre în aceeaşi categorie.

Pilele sunt arhicunoscute, boala noastră veche prin care nepoţi, fraţi şi “mitoşi” (atenţie, “mitoşi” şi nu “mintoşi”) au acces la funcţii pentru care nu au cu adevărat competenţa cerută. De cele mai multe ori nu criteriile profesionale stau la baza angajării respective ci beneficiile materiale. În cel mai bun caz sunt relativ calificaţi pentru acel post dar cu siguranţă nu cea mai bună alegere din lista de candidaţi. Cu alte cuvinte, primesc un avans la start, pe motiv de cunoscut persoană importantă sau dat bani sau altele cui trebuia. Problema lor este că promovează incompetenţa şi corupţia – rareori o persoană ajunsă unde trebuie pe căi necurate se va pune serios pe treabă pentru a demonstra că merită să se afle acolo.

Recomandările în schimb sunt motivul pentru care merită să angajezi o persoană. Sau să lucrezi cu o firmă. Ele reprezintă votul suprem de încredere pentru munca depusă: cel care recomandă îţi dă implicit şi girul său, punându-şi propria imagine la bătaie. Este vorba de un transfer de reputaţie. Nu vei risca să dai un nume care te poate face ulterior de râs şi nu vei spune cu tărie că cineva este bun pentru x lucru dacă nu crezi asta, dacă nu eşti convins de profesionalismul şi eficenţa persoanei respective. De altfel, singurul avantaj la care poţi spera în chestiunea recomandărilor este că, dacă faci o asociere corectă: omul potrivit la locul potrivit, imaginea ta va creşte şi ea. Aşa vei putea beneficia la rândul tău de o recomandare bună… sau de ceva credit în plus la locul de muncă… ori chiar de un coleg / colaborator de încredere, căci uneori aduci pe cineva cunoscut în propria ta echipă, urmând să lucrezi cot la cot cu acea persoană. Şi iată un alt avantaj al recomandărilor: de ce să angajez pe cineva despre care nu ştiu nimic şi nu am idee cum se va comporta sau integra în firma mea, în loc să iau o persoană despre care am ceva mai multe informaţii şi cumva o garanţie că este o achiziţie bună din toate punctele de vedere (performanţă, socializare, încredere)?

Un candidat venit printr-o recomandare va fi angajat tot pe baza competenţei sale profesionale, căci va trebui să treacă prin etapele enumerate mai sus: CV, interviu… doar că va prezenta pentru angajator mai multă siguranţă, acesta având ceva mai multe informaţii despre el.

Pe lângă toate acestea, sistemul recomandărilor este totuşi unul cu o dinamică delicată şi un joc greu de jucat. Poate fi abordat în două variante: fie îţi faci treaba cât mai bine şi speri că cineva, cândva, cumva va observa acest lucru şi îşi va aduce aminte de tine la nevoie, ori, în ideea că vrei să atragi chiar tu recomandările atunci când este cazul, ai nevoie să cunoşti oamenii potriviţi, eventual să frecventezi anumite cercuri şi să-ţi faci un nume cunoscut în branşa în care activezi, având mereu grijă la impresia pe care o laşi. Iar nivelul la care se gestionează acum recomandările, pe sistem de networking, este unul care îi permite unei persoane cu adevărat procupate de dezvoltarea sa profesională posibilitatea de a îşi controla propriul destin. Este nevoie de multă muncă pentru a îţi construi acea reţea de contacte care să te propulseze mai sus şi asta dovedeşte perseverenţă, inteligenţă şi dorinţa de a face ceva. Reţelele sociale aflate în plină vogă în acest moment facilitează sistemul de recomandări, dar sunt la rândul lor doar un instrument de lucru – este nevoie şi de un utilizator inteligent, altfel sunt inutile. Este adevărat că toate acestea înseamnă ceva talente de marketing, publicitate chiar… în condiţiile în care se ştie că reclamele sunt înşelătoare , motiv pentru care apar fisurile în sistem, posibilităţile de fraudare a acestuia, cred însă că ulciorul nu merge de multe ori la apă şi că recomandările rămân o variantă foarte bună de avansare profesională şi o confirmare a valorii cuiva.

Voi ce părere aveţi despre pile versus recomandări?

Să fii antreprenor presupune să ştii extrem de multe lucruri. Trebuie să ai un simţ foarte dezvoltat al afacerilor, trebuie să fii un lider şi un manager bun, trebuie să ştii să îţi vinzi ideile, să le şi să te promovezi cu succes; trebuie să ştii să legi relaţii trainice, totul rapid şi eficient şi oriunde ai posibilitatea; trebuie să fii la curent cu tehnologia, ca să-ţi poţi optimiza costurile, cu aspectele legale şi financiar-contabile legate de domeniul tău şi de afaceri în general. Şi eventual, cândva, în timpul rămas, să încerci să mai ai şi o viaţă

Într-adevăr, multe sarcini se deleagă. Asta nu înseamnă însă că tu nu trebuie să ai măcar o idee despre cum merg lucrurile. Cum ar trebui să te interesezi de tot ce ţine de vânzari, business, marketing, finanţe, lucrurile se complică foarte tare. De aceea, orice resursă dedicată antreprenorilor vă poate ajuta.

O astfel de resursă este ReadWriteStart, secţiune dedicată celor ce tocmai au devenit antreprenori şi afacerilor proaspăt lansate susţinută de ReadWriteWeb. Din ce am citit până acum, sunt o mulţime de articole interesante, la multe dintre ele meritând a fi citite şi comentariile. Când mai aveţi timp, scanaţi repede ultimele titluri şi citiţi ce vi se pare interesant. Sunt de toate pentru toţi!

Voi ce alte resurse de acest tip mai ştiţi? Preferaţi astfel de site-uri care să adune informaţii din mai multe domenii, sau câteva site-uri specializate pe fiecare segment din lumea afacerilor?

Un curriculum vitae este un instrument care, completat cu atenţie, poate duce la selectarea pentru interviu şi ulterior la angajare. În condiţiile în care pentru un post se pot primi zeci sau chiar sute de CV-uri, este important să fie bine formulat, respectând cerinţele de redactare din momentul respectiv. Aceasta deoarece şi în acest domeniu există “trenduri” şi stilul unui CV este în continuă schimbare.

Ce ar trebui ştiut înainte de a redacta un CV şi de ce trebuie ţinut cont? Iată câteva sfaturi de la o serie de experţi în domeniu, privitor la ce este “in” şi “out” în acest moment:

In: Un scurt rezumat, prezentând experienţa profesională a candidatului, amplasat la începutul CV-ului ajută enorm, atrăgând atenţia asupra elementelor esenţiale.
Out: O prezentare a obiectivelor candidatului. Jack Williams, vicepreşedinte responsabil de vânzări şi recrutare la Staffing Technologies, Atlanta afirmă că “angajatorii nu doresc să afle ce dorinţe au potenţialii lor angajaţi, ci îi interesează dacă sunt capabili să realizeze lucrurile de care are nevoie compania”.

In: grafica simplă, informaţiile clar structurate cu bullets, spaţii albe, aspect îngrijit, atractiv… “Nu am timp să caut prin fiecare CV, elementele importante trebuie să îmi sară singure în ochi”, spune Mike Earley, vice preşedinte pe resurse umane la MyWire (media aggregation site).
Out: Cv-urile care arată ca “o masă mare de gri”, cu blocuri mari de text, sunt greu de lecturat şi probabil că potenţialii angajatori nu vor avea timpul şi răbdarea să le citească.

In: Un CV adaptat postului pentru care candidaţi, care să scoată în evidenţă exact acele aspecte importante pentru compania respectivă.
Out: Un CV unic – în era computerelor este simplu să îl personalizezi în aşa fel încât să se potrivească perfect postului dorit.

In: Când sunt multe informaţii interesante, un CV poate avea şi 2-3 pagini.
Out: Nu este obligatorie rezumarea la 1 pagină, în condiţiile în care “nicio persoană talentată, cu experienţă de lucru de peste cinci ani, nu îşi poate prezenta activitatea doar într-o pagină”, declară Williams.

In: Prezentarea propriei persoane într-o lumină favorabilă. Pentru aceasta, cea mai bună metodă este menţionarea realizărilor profesionale şi a beneficiilor concrete aduse de acţiunile tale (de exemplu: reducerea cheluielilor cu o treime în urma implementării unui nou sistem de gestionare…).
Out: Nu mai este suficientă simpla menţionare a locurilor de muncă şi poziţiilor ocupate. Compunerea unui CV necesită şi o serie de abilităţi în marketing şi vânzări…

Mai multe informaţii legate de subiect puteţi găsi aici.

Sunt lucrări pe care “nu le iubim”. Nu ne sunt la suflet şi simpla idee de a ne apuca de ele ne face să ne crispăm, iar adevărul este că şi lucrul avansează greu la astfel de proiecte… Teoretic o nouă temă profesională e o foaie albă care, chiar dacă nu ne stârneşte entuziasm, ar trebui cel puţin să fie primită cu o stare de spirit neutră. Iar starea de spirit a “albinuţei lucrătoare” contează enorm. Cu toţii ştim: se poate lucra şi la minima rezistenţă, însă rezultatele nu vor fi niciodată la nivelul dorit. O lucrare care nu îţi este pe suflet este de cele mai multe ori compromisă: ideile bune nu vin, implicarea este minimă iar pasiunea zero.

Atunci când nu eşti motivat poţi ajunge să îţi limitezi sau anulezi complet iniţiativele individuale şi să nu mai propui nimic inovativ, ba chiar să renunţi la a mai da sfaturi sau sugestii bazate pe experienţa ta profesională în domeniu, devenind astfel un simplu executant: hell, dacă vrea o cireaşă mare în mijlocul lucrării, asta este, o pui şi nu mai comentezi despre utilitate sau estetică.

Dar cum ajungi să te saturi până la urmă de un proiect? Realitatea este că de cele mai multe ori clientul face diferenţa. Dacă nu te înţelegi cu el, proiectul nu o să îţi fie drag, e firesc.

Iar neînţelegerile pot să înceapă de la informaţiile date. De multe ori nu sunt suficiente, clare sau chiar nu există deloc. Şi apare riscul ca proiectul să o ia pe un făgaş nedorit, ceea ce va enerva pe toată lumea şi va tensiona relaţiile între “părţi”. De aceea brieful, realizat împreună, e indispensabil şi musai să fie bine făcut. Plus o bună comunicare pe parcursul proiectului.

Comunicare însemnând şi “mulţumesc”, “te rog, “poţi să faci asta?”. Contează enorm. Nimeni nu e câştigat la belciuge, nici măcar omul plătit. Expresia “clientul nostru, stăpânul nostru” merge bine cu “mână de fier în mănuşă de catifea”.

De multe ori însă lucrurile se împotmolesc la feedback. Care trebuie să fie clar, prompt şi la obiect. Fără răsturnări de situaţie. Sau întoarceri la punctul zero. Astea sunt un big no-no, nimeni nu se bucură să afle că tu ai avut o revelaţie şi trebuie luat totul de la capăt.

Şi mai este şi partea cu fiecare cu meseria lui. Dacă tot ai apelat la el, lasă-l să-şi facă şi treaba. Nu, nu o face tu şi pe a lui. Nici nu încerca. Ascultă-l şi respectă-i profesia.

Iar la final… în ideea unor viitoare proiecte lucrate în aceeaşi echipă: corectitudine. În atribuirea meritelor dar şi la plată. Un client rău platnic nu va avea niciodată prioritate.

Toate acestea se aplică şi în relatia angajat – angajator. Unde mai intră câteva elemente, ca mediul de lucru şi flexibilitatea, însă ideea de bază rămâne aceeaşi – munca este o chestiune subiectivă şi “albinuţa lucrătoare” fericită va “presta” mai cu spor… Pare simplu, însă de câte ori ne-am trezit că nu, chiar nu ne e drag să muncim la un anumit proiect şi da, parcă e păcat de el, putea să iasă mai bine de atât…

Cu toţii ne plângem de lipsă de timp si de faptul că ne simţim depăşiţi de volumul de “lucruri” de dus până la capăt. De faptul că trăim în secolul vitezei… Am vrea să facem cât mai multe într-o zi şi ne gândim la varianta ideală în care ea “ar avea măcar 25 de ore”… măcar 25. Dacă nu chiar 48…

Problema nu este însă timpul lipsă, ci toate acele lucruri care ne scapă de sub control dintr-o proastă organizare a noastră şi a timpului nostru. Pentru că, în fapt, organizarea eficientă a timpului este organizarea eficientă a propriei persoane. Şi, da, percepţia generală este că e o chestiune tailor-made pentru fiecare individ, greu de generalizat… însă există câteva direcţii de bază din care fiecare poate prelua ce i se potriveşte, adaptând la stilul propriu de viaţă.

Iar din acest punct de vedere, organizarea la birou este importantă nu numai pentru buna funcţionare a companiei, dar şi pentru productivitatea personală. O bună gestionare a timpului va însemna la sfârşitul zilei mai multe lucruri realizate, mai puţin stres, eficienţă, calm. Da, probabil că avem cu toţii o idee despre metode de organizare eficientă a timpului petrecut la serviciu, însă nu am stat niciodată să le punem cap la cap pe toate pentru a vedea care ni se potrivesc. Iată-le pe cele mai des întâlnite:

1. Stabilrea priorităţilor

Definirea obiectivelor profesionale. Unde eşti şi unde doreşti să ajungi. Cum te vezi în viitor… În ce vrei să investeşti, ce crezi te va aduce mai aproape de locul în care vrei să te afli peste un an, doi, trei…

Sunt obiective care ar trebui să stea la baza organizării eficiente a proiectelor de zi cu zi. “The big picture” în care se încadrează toate acele lucruri mărunte care contează pentru dezvoltarea ta profesională şi care ar trebui să dicteze ordinea priorităţilor.

2. To do list

Un plan de lucru pentru ziua respectivă. Ce îţi propui să faci, în ce ordine şi în aproximativ cât timp. Implică stabilirea priorităţilor (proiecte de rezolvat, întâlniri, conversaţii cu clienţii), eventual gruparea sarcinilor similare, sau de care te poţi ocupa în paralel. O metodă bună este fixarea unui deadline pentru fiecare, unul cât mai realist posibil – respectarea unui program ajută la îndeplinirea sarcinilor (le aduce cumva în concret).

Lista rezultată trebuie pusă undeva la vedere. Cu siguranţă se va mai modifica pe parcursul zilei, însă constituie un foarte bun punct de plecare şi reper, plus că având-o la îndemână situaţiile “neprevăzute” vor fi mai uşor de gestionat.

Planul de lucru se poate face si cu o seară înainte sau chiar în dimineaţa respectivă, depinde de stilul de lucru al fiecăruia. Iar pe acelaşi model, extrapolând, se poate face o listă la fiecare început de săptămână sau lună. Astfel este mai uşor de urmărit şi gestionat îndeplinirea principalelor tale obiective profesionale (despre care vorbeam la punctul 1.), nu doar rezolvarea problemelor zilnice, minore în plan general.

Pe lângă varianta simplă a unei liste in agenda personală sau a unui simplu fişier de computer, există o serie întreagă de programe de realizare şi gestionare a listelor personale (do it, do it, done!, Whimber, Wipee List, Doomi etc.)

3. Organizarea spaţiul de lucru

Spaţiul personal se referă atât la birou, ca piesă de mobilier, cât şi la dulapuri, computer şi orice altă modalitate de depozitare a informaţiilor şi instrumentelor de lucru. El trebuie utilizat eficient, astfel încât să se afle la îndemână doar acele obiecte folosite frecvent (restul poate sta într-un sertar/ folder serparat).

Informaţiile trebuie să fie uşor accesibile atunci când este nevoie de ele. Căutarea prin teancuri de hârtii şi diverse foldere este teribil de frustrantă şi poate afecta major productivitatea, de aceea regula de bază ar trebui să fie: dacă a trecut mai mult de o lună de când nu ai mai folosit o anumită hârtie (sau fişier), arunc-o sau îndosariaz-o (de altfel cea mai des întâlnită variantă de a face ordine printre informaţiile abandonate este împărţirea lor în trei teancuri: de aruncat, de îndosariat sau de făcut- doar ultimele ar trebui să rămână pe birou). Foloseşte orice sistem te ajută: coduri de culoare în funcţie de prioritate, organizarea folderelor după dată, un dosar/sertar/ folder special pentru proiectele importante, păstrarea la îndemână doar a informaţiilor legate de ceea ce lucrezi în acel moment…

4. Comunicarea

Telefon, e-mail, şuete cu colegii, messenger, twitter… you name it. Toate reprezintă întreruperi şi distrag atenţia.

Situaţia ideală este amânarea conversaţiilor amicale pentru pauze şi preluarea doar a apelurilor (mesajelor) urgente sau work-related. Pentru programul de mail există posibilitatea de a crea filtre care să te ajute să îţi gestionezi mesajele în funcţie de proiect/ prioritate/ importanţă- o soluţie este chiar crearea unui folder special pentru mail-urile de citit mai târziu. Adevărul este că aşa nu se întrerupe concentrarea şi, în plus, discuţiile lungi la telefon sau pe messenger sunt mai relaxate atunci când ai cu adevărat timp (şi mai multă răbdare…:D).

Iar pauzele sunt importante, la rândul lor. Studiile arată că eficienţa creşte la persoanele care chiar se opresc să ia masa, nu numai datorită elementului evident (hrană, energie, moral mai bun etc.), ci şi pentru că discuţiile cu colegii pot oferi o perspectivă nouă asupra proiectului. În plus, pauza în sine îţi permite să “îţi limpezeşti ideile”.

5. “Orele de vârf”

Mulţi oameni au cel mai bun randament dimineaţa. Alţii seara. Oricare ar fi perioada ta de maximă productivitate, trebuie profitat. Ţine cont de ea în organizarea zilnică a planului de lucru şi alocă-i cele mai importante proiecte, programând activităţile minore pentru celelelte momente ale zilei. Cele în care începi să “moţăi” la birou, sau “vrei acasă”, sau “pur şi simplu nu mai ai energie” …

De asemenea, amânarea proiectelor mari nu este o soluţie (da, şi din cauza celor de mai sus). Începând ziua de lucru cu lucrările cele mai grele, energia şi concentrarea maximă sunt alocate celei mai dificle sarcini a zilei. Iar o dată terminată, va înceta şi stresul aferent ei, proiectele rămase putând fi gestionate liniştit.

6. Utilizarea soluţiilor tehnologice existente

Există din ce în ce mai multe programe şi device-uri care ajută la organizare. De la un calendar obisnuit sau un asistent digital (pentru alcătuirea unui program de lucru detaliat), până la diversele sisteme de automatizare (speed-dial, macro-urile de la computer, şabloanele/templates-urile, sau alte scurtături care te vor ajuta să economisesti timpul cu sarcinile de rutină), sau chiar la funcţia de silent şi căsuţa vocală a telefonului…

Indiferent de sistemul pentru care optezi, el va funcţiona numai dacă îl vei folosi consecvent. Principiul “mai multe gadget-uri” riscă să devină o sursă suplimentară de stres, nu un ajutor în organizare, de aceea merită alese numai acele metode care ţi se potrivesc şi pe care chiar intenţionezi să le aplici.Asta deoarece ceea ce contează cu adevărat nu este instrumentul în sine, ci obiceiurile şi disciplina pe care ţi le impui.

7. Analiza

De fiecare dată când primeşti un proiect nou asigură-te că ai obţinut şi toate detaliile (cerinţe exacte, deadline, modul de livrare, informaţii suplimentare legate de execuţie etc.). Nu începe lucrul fără a înţelege cu adevărat ce ti se cere.

De asemenea, trebuie avute în vedere fişa de post şi de obiectivele profesionale propuse. Prioritizează proiectele legate de acestea două. Şi, pe cât posibil, refuză sarcinile care nu au legătură cu ele. Da, este corect să îţi ajuti colegii însă nu în detrimentul propriilor lucrări şi nu cu riscul de a crea din aceasta un obicei.

8. Concentrarea

Nu te apuca de mai multe lucruri deodata. Deşi percepţia generală este că un om care reuşeşte să gestioneze lucrurile în paralel este un om capabil, riscul este ca nici unul dintre proiectele începute să nu fie finalizat la calitatea dorită. Şi să reuşesti sa finalizezi cu adevărat chiar mai puţine proiecte decât în mod normal. Multitasking-ul este un procedeu obositor, duce la un consum mult mai mare de energie şi la pierderea concentrării.

Vorbim de eficienţă şi productivitate însă adevărul este că vrem timp, mai mult timp liber pe care să îl petrecem făcând acele lucruri pe care ni le dorim cu adevărat în viaţa noastră. Şi mai puţin stres, ca să ne si putem bucura de ele… Către asta tindem cu toţii.